Informática y Sistemas (β)

2010/05/27 - 27 mayo 2010

Ciclo de vida del Cuadro de Mando

Las organizaciones vistas como entidades vivas, evolucionan con el tiempo y del mismo modo que cambian su tamaño y morfología, sus necesidades varían en función de sus cambios estructurales y los del medio en que se desenvuelve. Estos cambios en sus necesidades pueden  implicar un reformulamiento de sus objetivos, adaptando sus horizontes de acción para asegurar su mejor desenvolvimiento.

Por supuesto, mencionar cambios de objetivos inmediatamente lleva a la idea de cambios de metas e indicadores clave; por lo que los Cuadros de Mando deben acompañar está dinámica a efectos de servir a su propósito de apoyar la gestión. Para analizar el modo en que debe planificarse la
administración de los Cuadros de Mando, a continuación se muestra un gráfico esquemático de su ciclo de vida:

BI life cycle

Ciclo de vida típico

El comienzo del ciclo reside en la definición de los cuadros de mando, conformado por los indicadores clave de gestión; y que parte
de un análisis funcional de las estrategias para alcanzar los objetivos en función de la visión que la dirección ejecutiva de la organización desea
imprimir.

Una vez obtenida la definición funcional del cuadro de mando, el apoyo de los profesionales en sistemas de información la complementa
con la definición formal orientada a la materialización de los cálculos y coherencia de las métricas deseables. Con estos elementos puede iniciarse el análisis de los datos necesarios y la forma de obtenerlos e integrarlos en conjunto con la elección de las herramientas informáticas apropiadas que permitan desplegar la información asociadas a los indicadores y cuadros en forma sistemática.

Ello da lugar al diseño del sistema, que tomará en cuenta la forma de distribución dentro de la organización, restricción de accesos por
perfiles, y sistemas de comunicación asociados para facilitar la realimentación de observaciones sobre las métricas y estados de los indicadores, apoyando la comunicación interna de la organización en pos de una visión integrada y mensurable; lo que constituye la esencia de la Inteligencia de Negocios.

La construcción de la solución, generalmente basada en aplicaciones estándar, se debe complementar con la construcción y combinación de los distintos módulos que faciliten la morfología de sistema adecuada a la estructura de la organización materializando los objetivos particulares de
acuerdo al grado de madurez de la misma. La implementación de esta solución dependerá del tipo de plataforma que más se adecue a las posibilidades y necesidades, generalmente basados en intranet y montadas en infraestructura propia, en la nube, o sistemas híbridos.

Para lograr un impacto positivo en la organización es de suma importancia la participación de los usuarios del sistema en capacitaciones
que faciliten la inserción del sistema, acompañados de procesos internos que definan claramente el modo de utilización, y normar la comunicación que se genera a través del sistema. La finalidad de los sistemas de Inteligencia de Negocios es facilitar la gestión mediante la coordinación de procesos, distribución de información y automatización de la comunicación, apoyadas en la capacitación para lograr su cometido en forma organizada.

Los sistemas de inteligencias de negocios no pueden ser estáticos, por lo que necesariamente los indicadores y cuadros de mando deben
acompañar la evolución y crecimiento de la empresa, debiendo adecuarse, crecer como así también reemplazarse gradualmente conforme los objetivos de la organización vayan cambiando. La revisión de los objetivos en este sentido debe ser un proceso coordinado con el ciclo de vida de la misma organización, y se deben renovar sus indicadores acorde a los periodos de revisión generalmente asociados a los ejercicios contables de la organización, como así también a metas estacionales  o excepcionales de menor duración. En este sentido un sistema de Inteligencia de Negocios debe estar preparado para introducir estos cambios en forma sencilla y rápida, acompañando permanentemente la evolución de la organización

Por supuesto estas revisiones están relacionadas con el principio del ciclo, la definición de indicadores, y en este caso nuevos cuadros de mando, dando lugar al reinicio y continuidad del ciclo de vida de los sistemas de cuadros de mando en el marco de un entorno de Inteligencia de Negocios.

(tiny)

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